上海金蝶K/3 OA系統(tǒng)
根據(jù)在我國(guó)辦公自動(dòng)化的建設(shè)和使用多年的歷史經(jīng)驗(yàn)積累，在目前新的一輪推動(dòng)高潮中，我們發(fā)現(xiàn)和以前存在相當(dāng)大的不同。首先其應(yīng)用背景由單純的模擬手工辦公環(huán)境的運(yùn)用，向一個(gè)要求更高的電子化協(xié)同工作環(huán)境轉(zhuǎn)化，其環(huán)境必須為用戶提供一個(gè)打破部門界限的網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)式辦公作業(yè)環(huán)境，第二，對(duì)于辦公自動(dòng)化的理念有了新的定義，由原先作為企業(yè)行政辦公信息化服務(wù)的概念，逐步擴(kuò)大延伸到企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息化和數(shù)字化的一個(gè)重要組成環(huán)節(jié)，第三其外延部分得到了迅速的擴(kuò)展，其中知識(shí)管理理念的滲透表現(xiàn)尤為突出，此外與國(guó)家信息化建設(shè)的“三網(wǎng)一庫(kù)”關(guān)系緊密，有文章直接將辦公自動(dòng)化作為國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)工作來(lái)描述。
這樣就對(duì)于目前國(guó)內(nèi)的辦公自動(dòng)化軟件提出了更加高的要求，不僅要求現(xiàn)有的軟件功能和表現(xiàn)能符合傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)的要求，還要求據(jù)有更多的表現(xiàn)內(nèi)涵。為此金蝶國(guó)際軟件集團(tuán)提出了一整套基于上述理念的解決方案。
上海金蝶K/3OA系統(tǒng)開發(fā)理念
第一，建立可以全員協(xié)作電子化的工作環(huán)境，所有人員可以借助這個(gè)環(huán)境來(lái)以一種互動(dòng)式的方式來(lái)完成日常工作；
第二，要求這個(gè)協(xié)作化的平臺(tái)環(huán)境能對(duì)工作效率有大的推進(jìn)作用，大幅度地提高辦公效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，其核心應(yīng)能表現(xiàn)出對(duì)工作團(tuán)隊(duì)和工作流程的推動(dòng)、監(jiān)督作用；
第三，其協(xié)作環(huán)境不僅要對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行有效的管理監(jiān)督，還應(yīng)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行過程信息能夠進(jìn)行及時(shí)的信息沉淀以確保企業(yè)寶貴的資源不流失，也就是說(shuō)建立一個(gè)企業(yè)知識(shí)收集平臺(tái)；
第四，從某種意義上來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化的協(xié)作環(huán)境不能只是針對(duì)行政人員的孤立工作環(huán)境，它必須對(duì)周邊業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用有良好的協(xié)同工作能力。并為企業(yè)的行政管理提供一套切實(shí)有效的管理方案，而不是單純地模擬手工；
第五，以知識(shí)管理理念作為系統(tǒng)的指導(dǎo)理念。
上海金蝶K/3OA系統(tǒng)解決的問題
對(duì)于企業(yè)而言，建立一個(gè)好的辦公自動(dòng)化環(huán)境與平臺(tái)應(yīng)立足于解決用戶的以下問題:對(duì)于企業(yè)的信息化整體建設(shè)而言：建立一個(gè)電子化的工作環(huán)境并以此為基礎(chǔ)建立一個(gè)可以控制的電子化工作流環(huán)境，建立一個(gè)企業(yè)知識(shí)收集平臺(tái)。
對(duì)辦公環(huán)境而言:辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)將給企業(yè)帶來(lái)一個(gè)全新的電子化的工作環(huán)境，其最大的特點(diǎn)是可以大大提高工作效率與質(zhì)量，工作人員只要將最大的精力放在自己處理的環(huán)節(jié)上就可以了，在沒有軟件系統(tǒng)之前企業(yè)中所有的事務(wù)活動(dòng)都是以找人的方式進(jìn)行的。
對(duì)于工作流程而言:企業(yè)擁有一套可以實(shí)時(shí)監(jiān)控的工作流程環(huán)境，因?yàn)樵谙到y(tǒng)建立的過程中，企業(yè)的工作業(yè)務(wù)流程可以根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定好，每個(gè)參與人員在運(yùn)作過程都必須遵守相應(yīng)的規(guī)則、規(guī)范，系統(tǒng)可以隨時(shí)反映每一工作流程的狀況，而在手工環(huán)境中的事務(wù)工作流沒有有效的監(jiān)督跟蹤手段，是很難回避其中出現(xiàn)的扯皮現(xiàn)象的。
對(duì)于辦公效率而言:系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的;可以隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為企業(yè)流程的重組提供有效的事實(shí)依據(jù)。
對(duì)于企業(yè)的運(yùn)作財(cái)富而言:在實(shí)際業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種工作文檔可以得到及時(shí)的保存和歸檔，避免寶貴的知識(shí)情報(bào)由于人為因素而丟失。
對(duì)于企業(yè)的知識(shí)工程而言;隨著應(yīng)用的深化，企業(yè)可以對(duì)系統(tǒng)中的各種信息文檔精心整理，并利用知識(shí)連接工具將離散的文檔資料整理成為緊密相關(guān)的企業(yè)運(yùn)作知識(shí)，在工作中加以重用，同時(shí)這些信息可以通過信息門戶及時(shí)地發(fā)送到相關(guān)人員那里。
上海金蝶K/3OA系統(tǒng)建設(shè)過程
圖1
為使企業(yè)的辦公自動(dòng)化建設(shè)工作隨自身的應(yīng)用需求而逐步擴(kuò)展，以適應(yīng)在不同發(fā)展歷程的應(yīng)用管理需求，應(yīng)針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況制定一套明確的策略。
在使用的初期可以將工作重點(diǎn)首先放在將用戶的辦公業(yè)務(wù)基礎(chǔ)邏輯管理起來(lái)這個(gè)環(huán)節(jié)上，這個(gè)過程應(yīng)當(dāng)是簡(jiǎn)單而迅速的，對(duì)于用戶而言，在這個(gè)時(shí)期可以得到一個(gè)簡(jiǎn)單但使用高效的辦公管理基礎(chǔ)平臺(tái)，并同時(shí)在此平臺(tái)上架構(gòu)內(nèi)部郵件系統(tǒng)；
第二步，將為客戶提供一個(gè)將內(nèi)部郵件和外部Internet郵件整合的系統(tǒng)環(huán)境，這不僅使內(nèi)外信息溝通變得暢通，同時(shí)也使得信息的安全管理提高了一個(gè)等級(jí)；
第三步，將為用戶提供一個(gè)將自身與外圍聯(lián)系更加緊密的信息溝通平臺(tái)，在此將著重處理企業(yè)單位的產(chǎn)品、服務(wù)和用戶以及服務(wù)對(duì)象之間的信息關(guān)系，并將這些信息作為自身發(fā)展的基礎(chǔ)依據(jù)，即將先進(jìn)的客戶關(guān)系管理理念中的精華部分和辦公自動(dòng)化管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，由此將企業(yè)的辦公管理提高到一個(gè)新的高度；
第四步，在整合了大量的知識(shí)文檔以后，將為企業(yè)提供一個(gè)全面，安全、高效的電子文件管理系統(tǒng)，將企業(yè)原先簡(jiǎn)單的手工文檔管理水平提高為基于知識(shí)管理的文檔管理水平，將企業(yè)的辦公管理賦予全新的知識(shí)管理理念；
第五步，提供一套完整的基于Internet的工作環(huán)境，為企業(yè)或單位提供一套完整，安全的WEB信息門戶系統(tǒng)，用戶可以在任何地方對(duì)辦公管理環(huán)節(jié)中需要處理的還環(huán)節(jié)進(jìn)行處理，并對(duì)所要的信息知識(shí)進(jìn)行方便的檢索，從而及時(shí)跟上現(xiàn)代化的辦公節(jié)奏。從管理觀念上講，辦公自動(dòng)化的成功與否對(duì)企業(yè)整體信息化建設(shè)起舉足輕重的作用，因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及的管理范圍正是企業(yè)最基層但又是最重要的基礎(chǔ)管理環(huán)節(jié)。
上海金蝶K/3OA系統(tǒng)的應(yīng)用設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)
1.軟件易用簡(jiǎn)明:辦公自動(dòng)化軟件因其應(yīng)用的特殊性和使用人員的特殊性，在軟件設(shè)計(jì)上應(yīng)做到盡量簡(jiǎn)單易用，充分利用目前流行的郵件驅(qū)動(dòng)和事件驅(qū)動(dòng)模式來(lái)引導(dǎo)客戶使用軟件系統(tǒng)，這樣即使用戶不掌握整個(gè)系統(tǒng)也可以非常好地來(lái)處理他目前的業(yè)務(wù)。
2.系統(tǒng)開放而且方便地設(shè)置多個(gè)應(yīng)用模式:同樣由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特殊性，在軟件設(shè)計(jì)上要力求模式開放，應(yīng)用模式可以由用戶自行規(guī)劃和調(diào)整，同樣一種應(yīng)用可以由用戶來(lái)決定其應(yīng)用模式，并允許存在多重應(yīng)用模式；在產(chǎn)品規(guī)劃上要求多元化，便于用戶迅速實(shí)施使用，但又要保持?jǐn)?shù)據(jù)的高度完整性和集成性；在產(chǎn)品系統(tǒng)設(shè)計(jì)上應(yīng)將類似的工作概念獨(dú)立化，具體表現(xiàn)在涉及同種操作上，在任何一個(gè)子產(chǎn)品中都使用一種表現(xiàn)模式，這樣就大大降低了產(chǎn)品在使用上的復(fù)雜性。
3.系統(tǒng)有良好的擴(kuò)展性:系統(tǒng)應(yīng)該具備有良好的擴(kuò)展性，用戶可以在原有基礎(chǔ)上做一些二次開發(fā)并容易地掛接第三方應(yīng)用程序。同時(shí)和信息門戶軟件有良好的適應(yīng)性，方便用戶進(jìn)行內(nèi)外信息的發(fā)布。
4.系統(tǒng)與其他應(yīng)用軟件的集成性好:系統(tǒng)應(yīng)該和其他基礎(chǔ)軟件應(yīng)用有良好的集成特性，可以將金蝶的財(cái)務(wù)或物流軟件的單據(jù)審批工作流有機(jī)地集成起來(lái)。
5.系統(tǒng)的安全性要高
6.系統(tǒng)管理的統(tǒng)一化:提供一個(gè)整合的產(chǎn)品管理界面，該產(chǎn)品將可在同一界面中來(lái)管理全部子產(chǎn)品，就類似Win2000中的“計(jì)算機(jī)管理”或“MMC”，一樣。
7.更多新技術(shù)的應(yīng)用:在產(chǎn)品中將逐步實(shí)現(xiàn)和無(wú)線及移動(dòng)設(shè)備的信息交流，和知識(shí)信息門戶軟件的集成，并開始支持J2EE和WebServices的發(fā)展架構(gòu)，全面支持基于Internet的移動(dòng)辦公模式。
企業(yè)中使用辦公自動(dòng)化常見的問題和解決辦法
在企業(yè)中推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在我國(guó)已經(jīng)有很多年歷史了，但由于對(duì)辦公自動(dòng)化一直缺乏非常明確的理念指導(dǎo)思想，所以在目前其整體運(yùn)用水準(zhǔn)與國(guó)外還是存在非常大的差距。
其原因有很多,很多文章對(duì)此均作了描述并提出很多有創(chuàng)意的改良方法,在此不再重復(fù)列舉,僅對(duì)其中兩項(xiàng)經(jīng)常被容易忽略的內(nèi)容作詳細(xì)的闡述。
一是系統(tǒng)的實(shí)施目標(biāo)。從過去很多失敗的事實(shí)情況來(lái)看，有相當(dāng)大比重的系統(tǒng)運(yùn)行不理想的直接原因就是實(shí)施目標(biāo)錯(cuò)誤或模糊。過去有許多人認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，在系統(tǒng)推進(jìn)的目標(biāo)上也往往以其他業(yè)務(wù)軟件為藍(lán)本來(lái)制定，最常見的毛病就是僅僅以系統(tǒng)模塊為實(shí)施階段目標(biāo)。然而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)軟件最大的區(qū)別就在于他的應(yīng)用模塊結(jié)構(gòu)比較松散，應(yīng)用模式也經(jīng)常變化。應(yīng)用人員面對(duì)軟件的角度也經(jīng)常多變。有些看似非常簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)在實(shí)際過程中卻是非常復(fù)雜的，所以用戶僅僅接受的模塊使用培訓(xùn)往往會(huì)感覺和實(shí)際中應(yīng)用存在很大的距離，這個(gè)問題不能很好地解決，可能將直接導(dǎo)致對(duì)軟件系統(tǒng)的抱怨。
二是片面地夸大辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的基礎(chǔ)地位。在制定目標(biāo)上貪全圖大，試圖靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)解決所有的問題，這個(gè)問題處理不好，要不導(dǎo)致系統(tǒng)陷入無(wú)休無(wú)止的客戶化工作中，要不項(xiàng)目陷入僵局而停滯不前。所以我們認(rèn)為在系統(tǒng)目標(biāo)上應(yīng)以企業(yè)管理的特色為基礎(chǔ)，將工作重點(diǎn)放在幾個(gè)明確的目標(biāo)上，特別是那些其他應(yīng)用軟件無(wú)法解決的問題環(huán)節(jié)上才是最合理的目標(biāo)。金蝶根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所要完成的目標(biāo)按其應(yīng)用模式分為以下幾個(gè)（見圖2）:
圖2
通過上述目標(biāo)的確認(rèn)，我們?cè)趯?shí)施過程中尤其是系統(tǒng)建設(shè)的啟動(dòng)階段取得了非常良好的效果。
三是理念的問題。在企業(yè)中推行系統(tǒng)時(shí)，常常有的系統(tǒng)管理員會(huì)認(rèn)為在企業(yè)中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的地位較低，其應(yīng)用的價(jià)值也比不上其他類似ERP、財(cái)務(wù)軟件等系統(tǒng)重要，因而缺乏信心和動(dòng)力。其實(shí)這是對(duì)應(yīng)用理論缺乏必要的了解而導(dǎo)致的結(jié)果。從目前來(lái)講隨著知識(shí)管理理念的普及，這一理念已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化軟件的核心指導(dǎo)理念。辦公自動(dòng)化軟件管理的正是企業(yè)所賴以發(fā)展的信息體系，這一點(diǎn)已經(jīng)被許多具有高瞻遠(yuǎn)矚的企業(yè)所認(rèn)同。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以將企業(yè)中大量的業(yè)務(wù)文檔，資料信息，賬簿報(bào)表，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)進(jìn)行有機(jī)的管理，在系統(tǒng)決策方面可以利用此系統(tǒng)來(lái)管理其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有一定深度分析的結(jié)果報(bào)表，將其分門別類地存儲(chǔ)起來(lái)，供管理人員使用，這種方式不是會(huì)比在企業(yè)管理決策人員面前放置很多的查詢程序效率要高很多嗎?從這個(gè)角度講辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將可以把企業(yè)運(yùn)作理論和經(jīng)驗(yàn)表現(xiàn)為一種適合各種崗位人員使用的顯性知識(shí)。另外一個(gè)角度的問題是，企業(yè)中的辦公自動(dòng)化軟件運(yùn)用人員同樣也會(huì)有一種想法，認(rèn)為企業(yè)中的辦公系統(tǒng)知識(shí)為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，其中沒有對(duì)自己的工作有太大的幫助。其實(shí)這也是一個(gè)誤區(qū)，辦公自動(dòng)化在企業(yè)中實(shí)施最大的一個(gè)職能就是將企業(yè)中業(yè)務(wù)流程合理化，可監(jiān)控化，透明化。這里可以消除的最大的問題就是避免了手工狀態(tài)的人為扯皮問題。當(dāng)我們?cè)S多的辦事人員因?yàn)楣镜霓k事效率低而長(zhǎng)嘆時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的流程監(jiān)控，事務(wù)催辦功能就可以為你帶來(lái)巨大的幫助了。
上海金蝶K/3 OA V7產(chǎn)品簡(jiǎn)介 - 主要功能
為增加系統(tǒng)安全性及可行性金蝶K/3 OA在NOTES客戶端提供了一個(gè)功能強(qiáng)大完善的系統(tǒng)設(shè)置模塊，系統(tǒng)管理員只需通過對(duì)此模塊的設(shè)置即可輕松、快捷、有效地為企事業(yè)單位、政府或集團(tuán)建立起一個(gè)切實(shí)可行的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。
金蝶K/3 OA的系統(tǒng)設(shè)置模塊不僅提供了常用的設(shè)置功能，如：部門設(shè)置、群組、角色、人員設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)等。還涵蓋了創(chuàng)建OA平臺(tái)所必須的網(wǎng)絡(luò)配置功能，包括郵件服務(wù)器的配置、應(yīng)用配置、手機(jī)短信設(shè)置等等，真正實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)配置的一體化，方便系統(tǒng)管理員日后維護(hù)和查詢。而且，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，其中包括：個(gè)人界面自定義、工具模塊、軟件模塊自定義等。
服務(wù)器
硬件：-PC服務(wù)器、IBM AS 400等服務(wù)器
應(yīng)用平臺(tái)：Lotus Domino 5.0.11以上
2. 個(gè)人辦公
用戶可通過此模塊完成個(gè)人日常辦公，其中主要包括電子郵件、日歷、信息訂閱、個(gè)人留言、個(gè)人選項(xiàng)、待辦事宜、名片管理、在線交流等模塊。用戶通過這些模塊可完成與個(gè)人有關(guān)的辦公事務(wù)，提高處理公務(wù)的效率，建立自己的辦公體系。
3. 網(wǎng)絡(luò)辦公
網(wǎng)絡(luò)辦公是以流程核心為基礎(chǔ)、以B/S為結(jié)構(gòu)、基于Internet架構(gòu)的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。它針對(duì)企業(yè)的職能部門，完成相對(duì)應(yīng)的工作。其中包括收文管理、發(fā)文管理、會(huì)議/會(huì)議室管理、企業(yè)工作流、檔案管理、信息反饋、合同管理和工作計(jì)劃。同時(shí)，用戶還可以根據(jù)實(shí)際的工作需要，在工作流模板基礎(chǔ)上建立自己的網(wǎng)絡(luò)辦公模塊。
4. 公共信息
公共信息是整個(gè)系統(tǒng)的重要組成部分，可以發(fā)布各類信息，是企業(yè)信息發(fā)布的平臺(tái)。用戶可以通過查詢、訂閱和發(fā)布等多種方式處理各項(xiàng)信息，有助于用戶方便、快捷、準(zhǔn)確地獲得各種共享信息。
系統(tǒng)將公共信息分為九大類：知識(shí)中心、新聞中心、單位名錄、企業(yè)黃頁(yè)、員工卡片、電子刊物、焦點(diǎn)論壇、和電子圖書。
5. 輔助辦公
輔助辦公是本系統(tǒng)中的附加模塊，該模塊為企事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了許多必不可少的功能，能幫助用戶管理公司的后勤等方面的運(yùn)作，為業(yè)務(wù)地開展提供了極大的保證。
其中包括：資源管理、車輛管理、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等模塊。
6. 行政管理
行政管理模塊為企事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了許多必不可少的功能，能幫助用戶管理公司的行政、人事方面的運(yùn)作，為業(yè)務(wù)地開展提供了極大的保證。
其中包括：行政公告、規(guī)章制度、人事管理、員工意見箱等模塊。
隨著中國(guó)加入WTO組織和知識(shí)經(jīng)濟(jì)模式的到來(lái)，中國(guó)的企業(yè)正在以一種前所未有的熱情來(lái)致力企業(yè)內(nèi)部管理素質(zhì)與效率的提高工作。另一個(gè)方面，國(guó)家對(duì)電子政務(wù)的推廣力度加大，也會(huì)將這一工作推上一個(gè)新的高潮，這其中辦公自動(dòng)化的實(shí)施與深化是其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。
根據(jù)在我國(guó)辦公自動(dòng)化的建設(shè)和使用多年的歷史經(jīng)驗(yàn)積累，在目前新的一輪推動(dòng)高潮中，我們發(fā)現(xiàn)和以前存在相當(dāng)大的不同。首先其應(yīng)用背景由單純的模擬手工辦公環(huán)境的運(yùn)用，向一個(gè)要求更高的電子化協(xié)同工作環(huán)境轉(zhuǎn)化，其環(huán)境必須為用戶提供一個(gè)打破部門界限的網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)式辦公作業(yè)環(huán)境，第二，對(duì)于辦公自動(dòng)化的理念有了新的定義，由原先作為企業(yè)行政辦公信息化服務(wù)的概念，逐步擴(kuò)大延伸到企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息化和數(shù)字化的一個(gè)重要組成環(huán)節(jié)，第三其外延部分得到了迅速的擴(kuò)展，其中知識(shí)管理理念的滲透表現(xiàn)尤為突出，此外與國(guó)家信息化建設(shè)的“三網(wǎng)一庫(kù)”關(guān)系緊密，有文章直接將辦公自動(dòng)化作為國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)工作來(lái)描述。
這樣就對(duì)于目前國(guó)內(nèi)的辦公自動(dòng)化軟件提出了更加高的要求，不僅要求現(xiàn)有的軟件功能和表現(xiàn)能符合傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)的要求，還要求據(jù)有更多的表現(xiàn)內(nèi)涵。為此金蝶國(guó)際軟件集團(tuán)提出了一整套基于上述理念的解決方案。
上海金蝶K/3 OA系統(tǒng)開發(fā)理念
第一， 建立可以全員協(xié)作電子化的工作環(huán)境，所有人員可以借助這個(gè)環(huán)境來(lái)以一種互動(dòng)式的方式來(lái)完成日常工作；
第二，要求這個(gè)協(xié)作化的平臺(tái)環(huán)境能對(duì)工作效率有大的推進(jìn)作用，大幅度地提高辦公效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，其核心應(yīng)能表現(xiàn)出對(duì)工作團(tuán)隊(duì)和工作流程的推動(dòng)、監(jiān)督作用；
第三，其協(xié)作環(huán)境不僅要對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行有效的管理監(jiān)督，還應(yīng)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行過程信息能夠進(jìn)行及時(shí)的信息沉淀以確保企業(yè)寶貴的資源不流失，也就是說(shuō)建立一個(gè)企業(yè)知識(shí)收集平臺(tái)；
第四，從某種意義上來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化的協(xié)作環(huán)境不能只是針對(duì)行政人員的孤立工作環(huán)境，它必須對(duì)周邊業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用有良好的協(xié)同工作能力。并為企業(yè)的行政管理提供一套切實(shí)有效的管理方案，而不是單純地模擬手工；
第五，以知識(shí)管理理念作為系統(tǒng)的指導(dǎo)理念。
上海金蝶K/3 OA系統(tǒng)解決的問題
對(duì)于企業(yè)而言，建立一個(gè)好的辦公自動(dòng)化環(huán)境與平臺(tái)應(yīng)立足于解決用戶的以下問題: 對(duì)于企業(yè)的信息化整體建設(shè)而言：建立一個(gè)電子化的工作環(huán)境并以此為基礎(chǔ)建立一個(gè)可以控制的電子化工作流環(huán)境，建立一個(gè)企業(yè)知識(shí)收集平臺(tái)。
對(duì)辦公環(huán)境而言:辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)將給企業(yè)帶來(lái)一個(gè)全新的電子化的工作環(huán)境，其最大的特點(diǎn)是可以大大提高工作效率與質(zhì)量，工作人員只要將最大的精力放在自己處理的環(huán)節(jié)上就可以了，在沒有軟件系統(tǒng)之前企業(yè)中所有的事務(wù)活動(dòng)都是以找人的方式進(jìn)行的。
對(duì)于工作流程而言:企業(yè)擁有一套可以實(shí)時(shí)監(jiān)控的工作流程環(huán)境，因?yàn)樵谙到y(tǒng)建立的過程中，企業(yè)的工作業(yè)務(wù)流程可以根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定好，每個(gè)參與人員在運(yùn)作過程都必須遵守相應(yīng)的規(guī)則、規(guī)范，系統(tǒng)可以隨時(shí)反映每一工作流程的狀況，而在手工環(huán)境中的事務(wù)工作流沒有有效的監(jiān)督跟蹤手段，是很難回避其中出現(xiàn)的扯皮現(xiàn)象的。
對(duì)于辦公效率而言:系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的;可以隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為企業(yè)流程的重組提供有效的事實(shí)依據(jù)。
對(duì)于企業(yè)的運(yùn)作財(cái)富而言:在實(shí)際業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種工作文檔可以得到及時(shí)的保存和歸檔，避免寶貴的知識(shí)情報(bào)由于人為因素而丟失。
對(duì)于企業(yè)的知識(shí)工程而言;隨著應(yīng)用的深化，企業(yè)可以對(duì)系統(tǒng)中的各種信息文檔精心整理，并利用知識(shí)連接工具將離散的文檔資料整理成為緊密相關(guān)的企業(yè)運(yùn)作知識(shí)，在工作中加以重用，同時(shí)這些信息可以通過信息門戶及時(shí)地發(fā)送到相關(guān)人員那里。
上海金蝶K/3 OA系統(tǒng)建設(shè)過程
為使企業(yè)的辦公自動(dòng)化建設(shè)工作隨自身的應(yīng)用需求而逐步擴(kuò)展，以適應(yīng)在不同發(fā)展歷程的應(yīng)用管理需求，應(yīng)針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況制定一套明確的策略。
在使用的初期可以將工作重點(diǎn)首先放在將用戶的辦公業(yè)務(wù)基礎(chǔ)邏輯管理起來(lái)這個(gè)環(huán)節(jié)上，這個(gè)過程應(yīng)當(dāng)是簡(jiǎn)單而迅速的，對(duì)于用戶而言，在這個(gè)時(shí)期可以得到一個(gè)簡(jiǎn)單但使用高效的辦公管理基礎(chǔ)平臺(tái)，并同時(shí)在此平臺(tái)上架構(gòu)內(nèi)部郵件系統(tǒng)；
第二步，將為客戶提供一個(gè)將內(nèi)部郵件和外部Internet郵件整合的系統(tǒng)環(huán)境，這不僅使內(nèi)外信息溝通變得暢通，同時(shí)也使得信息的安全管理提高了一個(gè)等級(jí)；
第三步，將為用戶提供一個(gè)將自身與外圍聯(lián)系更加緊密的信息溝通平臺(tái)，在此將著重處理企業(yè)單位的產(chǎn)品、服務(wù)和用戶以及服務(wù)對(duì)象之間的信息關(guān)系，并將這些信息作為自身發(fā)展的基礎(chǔ)依據(jù)，即將先進(jìn)的客戶關(guān)系管理理念中的精華部分和辦公自動(dòng)化管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，由此將企業(yè)的辦公管理提高到一個(gè)新的高度；
第四步，在整合了大量的知識(shí)文檔以后，將為企業(yè)提供一個(gè)全面，安全、高效的電子文件管理系統(tǒng)，將企業(yè)原先簡(jiǎn)單的手工文檔管理水平提高為基于知識(shí)管理的文檔管理水平，將企業(yè)的辦公管理賦予全新的知識(shí)管理理念；
第五步，提供一套完整的基于Internet的工作環(huán)境，為企業(yè)或單位提供一套完整，安全的WEB信息門戶系統(tǒng)，用戶可以在任何地方對(duì)辦公管理環(huán)節(jié)中需要處理的還環(huán)節(jié)進(jìn)行處理，并對(duì)所要的信息知識(shí)進(jìn)行方便的檢索，從而及時(shí)跟上現(xiàn)代化的辦公節(jié)奏。從管理觀念上講，辦公自動(dòng)化的成功與否對(duì)企業(yè)整體信息化建設(shè)起舉足輕重的作用，因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及的管理范圍正是企業(yè)最基層但又是最重要的基礎(chǔ)管理環(huán)節(jié)。
上海金蝶K/3 OA系統(tǒng)的應(yīng)用設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)
1.軟件易用簡(jiǎn)明:辦公自動(dòng)化軟件因其應(yīng)用的特殊性和使用人員的特殊性，在軟件設(shè)計(jì)上應(yīng)做到盡量簡(jiǎn)單易用，充分利用目前流行的郵件驅(qū)動(dòng)和事件驅(qū)動(dòng)模式來(lái)引導(dǎo)客戶使用軟件系統(tǒng)，這樣即使用戶不掌握整個(gè)系統(tǒng)也可以非常好地來(lái)處理他目前的業(yè)務(wù)。
2.系統(tǒng)開放而且方便地設(shè)置多個(gè)應(yīng)用模式:同樣由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特殊性，在軟件設(shè)計(jì)上要力求模式開放，應(yīng)用模式可以由用戶自行規(guī)劃和調(diào)整，同樣一種應(yīng)用可以由用戶來(lái)決定其應(yīng)用模式，并允許存在多重應(yīng)用模式；在產(chǎn)品規(guī)劃上要求多元化，便于用戶迅速實(shí)施使用，但又要保持?jǐn)?shù)據(jù)的高度完整性和集成性；在產(chǎn)品系統(tǒng)設(shè)計(jì)上應(yīng)將類似的工作概念獨(dú)立化，具體表現(xiàn)在涉及同種操作上，在任何一個(gè)子產(chǎn)品中都使用一種表現(xiàn)模式，這樣就大大降低了產(chǎn)品在使用上的復(fù)雜性。
3.系統(tǒng)有良好的擴(kuò)展性:系統(tǒng)應(yīng)該具備有良好的擴(kuò)展性，用戶可以在原有基礎(chǔ)上做一些二次開發(fā)并容易地掛接第三方應(yīng)用程序。同時(shí)和信息門戶軟件有良好的適應(yīng)性，方便用戶進(jìn)行內(nèi)外信息的發(fā)布。
4.系統(tǒng)與其他應(yīng)用軟件的集成性好:系統(tǒng)應(yīng)該和其他基礎(chǔ)軟件應(yīng)用有良好的集成特性，可以將金蝶的財(cái)務(wù)或物流軟件的單據(jù)審批工作流有機(jī)地集成起來(lái)。
5.系統(tǒng)的安全性要高
6.系統(tǒng)管理的統(tǒng)一化:提供一個(gè)整合的產(chǎn)品管理界面，該產(chǎn)品將可在同一界面中來(lái)管理全部子產(chǎn)品，就類似Win2000中的“計(jì)算機(jī)管理”或“MMC”，一樣。
7.更多新技術(shù)的應(yīng)用:在產(chǎn)品中將逐步實(shí)現(xiàn)和無(wú)線及移動(dòng)設(shè)備的信息交流，和知識(shí)信息門戶軟件的集成，并開始支持J2EE和Web Services的發(fā)展架構(gòu)，全面支持基于Internet的移動(dòng)辦公模式。
企業(yè)中使用辦公自動(dòng)化常見的問題和解決辦法
在企業(yè)中推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在我國(guó)已經(jīng)有很多年歷史了，但由于對(duì)辦公自動(dòng)化一直缺乏非常明確的理念指導(dǎo)思想，所以在目前其整體運(yùn)用水準(zhǔn)與國(guó)外還是存在非常大的差距。
其原因有很多,很多文章對(duì)此均作了描述并提出很多有創(chuàng)意的改良方法,在此不再重復(fù)列舉, 僅對(duì)其中兩項(xiàng)經(jīng)常被容易忽略的內(nèi)容作詳細(xì)的闡述。
一是系統(tǒng)的實(shí)施目標(biāo)。從過去很多失敗的事實(shí)情況來(lái)看，有相當(dāng)大比重的系統(tǒng)運(yùn)行不理想的直接原因就是實(shí)施目標(biāo)錯(cuò)誤或模糊。過去有許多人認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，在系統(tǒng)推進(jìn)的目標(biāo)上也往往以其他業(yè)務(wù)軟件為藍(lán)本來(lái)制定，最常見的毛病就是僅僅以系統(tǒng)模塊為實(shí)施階段目標(biāo)。然而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)軟件最大的區(qū)別就在于他的應(yīng)用模塊結(jié)構(gòu)比較松散，應(yīng)用模式也經(jīng)常變化。應(yīng)用人員面對(duì)軟件的角度也經(jīng)常多變。有些看似非常簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)在實(shí)際過程中卻是非常復(fù)雜的，所以用戶僅僅接受的模塊使用培訓(xùn)往往會(huì)感覺和實(shí)際中應(yīng)用存在很大的距離，這個(gè)問題不能很好地解決，可能將直接導(dǎo)致對(duì)軟件系統(tǒng)的抱怨。
二是片面地夸大辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的基礎(chǔ)地位。在制定目標(biāo)上貪全圖大，試圖靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)解決所有的問題，這個(gè)問題處理不好，要不導(dǎo)致系統(tǒng)陷入無(wú)休無(wú)止的客戶化工作中，要不項(xiàng)目陷入僵局而停滯不前。所以我們認(rèn)為在系統(tǒng)目標(biāo)上應(yīng)以企業(yè)管理的特色為基礎(chǔ)，將工作重點(diǎn)放在幾個(gè)明確的目標(biāo)上，特別是那些其他應(yīng)用軟件無(wú)法解決的問題環(huán)節(jié)上才是最合理的目標(biāo)。金蝶根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所要完成的目標(biāo)按其應(yīng)用模式分為以下幾個(gè)
通過上述目標(biāo)的確認(rèn)，我們?cè)趯?shí)施過程中尤其是系統(tǒng)建設(shè)的啟動(dòng)階段取得了非常良好的效果。
三是理念的問題。在企業(yè)中推行系統(tǒng)時(shí)，常常有的系統(tǒng)管理員會(huì)認(rèn)為在企業(yè)中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的地位較低，其應(yīng)用的價(jià)值也比不上其他類似ERP、財(cái)務(wù)軟件等系統(tǒng)重要，因而缺乏信心和動(dòng)力。其實(shí)這是對(duì)應(yīng)用理論缺乏必要的了解而導(dǎo)致的結(jié)果。從目前來(lái)講隨著知識(shí)管理理念的普及，這一理念已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化軟件的核心指導(dǎo)理念。辦公自動(dòng)化軟件管理的正是企業(yè)所賴以發(fā)展的信息體系，這一點(diǎn)已經(jīng)被許多具有高瞻遠(yuǎn)矚的企業(yè)所認(rèn)同。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以將企業(yè)中大量的業(yè)務(wù)文檔，資料信息，賬簿報(bào)表，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)進(jìn)行有機(jī)的管理，在系統(tǒng)決策方面可以利用此系統(tǒng)來(lái)管理其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有一定深度分析的結(jié)果報(bào)表，將其分門別類地存儲(chǔ)起來(lái)，供管理人員使用，這種方式不是會(huì)比在企業(yè)管理決策人員面前放置很多的查詢程序效率要高很多嗎?從這個(gè)角度講辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將可以把企業(yè)運(yùn)作理論和經(jīng)驗(yàn)表現(xiàn)為一種適合各種崗位人員使用的顯性知識(shí)。另外一個(gè)角度的問題是，企業(yè)中的辦公自動(dòng)化軟件運(yùn)用人員同樣也會(huì)有一種想法，認(rèn)為企業(yè)中的辦公系統(tǒng)知識(shí)為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，其中沒有對(duì)自己的工作有太大的幫助。其實(shí)這也是一個(gè)誤區(qū)，辦公自動(dòng)化在企業(yè)中實(shí)施最大的一個(gè)職能就是將企業(yè)中業(yè)務(wù)流程合理化，可監(jiān)控化，透明化。這里可以消除的最大的問題就是避免了手工狀態(tài)的人為扯皮問題。當(dāng)我們?cè)S多的辦事人員因?yàn)楣镜霓k事效率低而長(zhǎng)嘆時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的流程監(jiān)控，事務(wù)催辦功能就可以為你帶來(lái)巨大的幫助了。
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